1) Hjemmel til at overføre CPR-numre til Elevstøtteløsningen

Mange af jer har allerede optaget elever til skoleåret 2026/27.

STUK anbefaler, at skoler indhenter samtykke forud for ansøgning, så både forældre og elev er informeret om – og accepterer – at elevens CPR-nummer deles med staten som led i beregningen af elevstøtten.

Skoleadmin har udarbejdet en kladde til en samtykkeskabelon, som nu ligger klar i systemet for de skoler, der har tilvalgt statsstøttemodulet. Skabelonen har fået det mundrette navn “Samtykke til brug og deling af CPR-nummer til beregning af statslig elevstøtte“ og tager udgangspunkt i Efterskoleforeningens oplæg, men er tilpasset, så man både giver tilladelse og bekræfter elevens CPR-nummer.

Fremadrettet, eller hvis skolekontrakten endnu ikke er indhentet, kan denne accept indarbejdes direkte som en del af kontraktsgrundlaget ved optagelse på efterskolen, som anbefalet af STUK.

Efterskoleforeningen oplyser, at de forventer at offentliggøre en opdateret skolekontrakt på deres hjemmeside ved udgangen af året. Den tilhørende privatlivspolitik vil blive tilgængelig enten samtidig eller i begyndelsen af det nye år.

2) Import af elever i Elevstøtteløsningen

For at forældre og elever kan søge støtte via Elevstøtteløsningen, skal skolen importere en CSV-fil med de nødvendige oplysninger.

CSV-filen kan genereres direkte i Skoleadmin. Her har I samtidig mulighed for kun at medtage elever, som har givet samtykke til deling af CPR-nummer. På den måde undgår man at inkludere elever, hvor samtykke endnu ikke er indhentet.

Ved eksport fra Skoleadmin vil eleven blive markeret som overført til STIL. Denne markering er nødvendig for korrekt håndtering i Elevstøtteløsningen, men kan manuelt ændres på den enkelte elev, hvis der opstår en fejl, eller hvis en elev skal genansøge.

Hvis den samme CSV-fil, eller en CSV-fil med de samme elevoplysninger, indlæses flere gange, vil Elevstøtteløsningen som udgangspunkt overskrive eksisterende ansøgninger. Dette gælder dog ikke i de tilfælde, hvor der allerede er truffet en afgørelse. I disse tilfælde oprettes der i stedet en ny ansøgning, som først får virkning, når forældrene logger ind i Elevstøtteløsningen og gennemfører ansøgningen. Dette vil ugyldiggøre den tidligere afgørelse og erstatte den med en ny.

På et hold angiver I kursets start- og slutdato. For den enkelte elev angives elevens startdato, hvis den afviger fra kursets startdato. Hvis elevens startdato ikke er udfyldt, bruger systemet automatisk kursets startdato som udgangspunkt.

3) Information til kommende forældre

Når punkt 1 og 2 er på plads, kan I informere de kommende forældre om, at de kan logge ind i Elevstøtteløsningen via https://elevstoette.stil.dk/ og søge elevstøtten. Dette kan naturligvis udsendes via Skoleadmin.

I Elevstøtteløsningen afgiver forældre og øvrige parter først samtykke til databehandlingen, hvorefter de udfylder de nødvendige oplysninger. Når dette er gjort, falder afgørelsen om støttebeløbet med det samme og sendes automatisk til både ansøger og efterskolen.

Efterskolerne har i forbindelse med implementeringen af det nye system som tidligere en forpligtelse til at modtage henvendelser fra ansøgere og yde vejledning i relation til anvendelsen af det digitale ansøgningssystem.

4) Manuel håndtering af ansøgere, som Elevstøtteløsningen ikke understøtter

I forbindelse med ansøgningen foretager Elevstøtteløsningen opslag i relevante registre, herunder:

• CPR-registeret (husstand, familierelationer og søskende)
• Indkomstoplysninger fra Skatteforvaltningen

For ansøgere, hvor disse oplysninger ikke kan hentes automatisk, håndteres sagen via en manuel arbejdsgang, hvor efterskolen skal dokumentere ansøgerens oplysninger.

Hvem skal have lavet en manuel ansøgning?

Nedenstående grunde gør, at det ikke er muligt at anvende selvbetjeningen:

• Når eleven ikke er dansk statsborger
• Når eleven er fyldt 19 år, før de starter på efterskolen, eller fylder 19 år i løbet af opholdet
• Når elevens biologiske forældre eller adoptivforældre ikke er i stand til at ansøge
• Når mindst én af ansøgerne ikke har MitID eller CPR-nummer
• Når mindst én af ansøgerne er fritaget for digital post
• Når mindst én af ansøgerne har et grønlandsk eller færøsk CPR-nummer
• Når mindst én af ansøgerne har indkomst, der ikke er beskattet i Danmark
• Når mindst én af ansøgerne har hjemmeboende børn under 18 år, der ikke har et CPR-nummer

Skolens opgaver i forbindelse med manuel ansøgning

• Sende det manuelle ansøgningsskema via Skoleadmin. I behøver ikke tage stilling til, om det er FIA, FIU eller FIA/FIU – det afgøres automatisk, mens ansøger udfylder skemaet.
• Informere ansøgerne om krav til dokumentation (dette fremgår også ved udfyldelse af det manuelle skema via Skoleadmin).
• Eventuelt hjælpe med at beregne indkomst, der ikke er beskattet i Danmark, og sende indkomstskema til underskrivelse.
• Oprette en manuel ansøgning i Elevstøtteløsningen og udfylde med ansøgernes skemaoplysninger.
• Sikre at registeroplysninger, der hentes i Elevstøtteløsningen, matcher de oplysninger, som ansøgeren har angivet i skemaet.
• Sende et afgørelsesbrev manuelt, hvis ansøgerne ikke kan modtage digital post. Afgørelsesbrevet kan genereres som PDF i Elevstøtteløsningen.

Dokumentationskrav

Dokumentation, der skal uploades i Elevstøtteløsningen:

• Ansøgningsskema
• Indkomstskema (hvis relevant)

Dokumentation uden for løsningen (via Skoleadmin):

Dokumentation, der ikke kan hentes i registre, fx:

• Personoplysninger for ansøgere uden CPR-nummer
• Indkomst, der ikke er beskattet i Danmark
• Berettigelse, fx opholdstilladelse
• Godkendelse af dagelevstatus
• Dokumentation om særlige familieforhold

Om indkomstskemaet

Indkomstskemaet bruges kun, hvis ansøger har haft indkomst i indkomståret, der ikke er beskattet i Danmark. Via det manuelle statsstøtteskema skal der være indsendt dokumentation for dette, som I bruger til at udfylde indkomstskemaet. Indkomsten omregnes til danske kroner og udfyldes i indkomstskemaet, som derefter sendes til ansøgeren til godkendelse.

Digitale skemaer i Skoleadmin

Skemaerne er nu tilgængelige som digitale udgaver i Skoleadmin, hvis man har tilkøbt Statsstøtteskema-modulet. Her kan I nemt og sikkert indhente underskrifter og dokumentation fra ansøgerne, som efterfølgende indtastes i Elevstøtteløsningen.

Vi er i dialog med STIL og håber, at der fremadrettet bliver mulighed for automatisk import af både elevdata og skemaoplysninger direkte til Elevstøtteløsningen.

⭐ Elevstøtten – økonomi og eksport

Selve beregningen af elevstøtten fremgår i Elevstøtteløsningen.

Afhængigt af jeres økonomisystem skal beløbene enten indtastes manuelt eller importeres via CSV-fil, som kan eksporteres fra Elevstøtteløsningen.

Læs mere om Elevstøtteløsningen på STIL's hjemmeside